Ersatzschulen dürfen nur mit staatlicher Genehmigung errichtet und betrieben werden. Der Antrag ist mit allen erforderlichen Unterlagen spätestens vier Monate vor Schuljahresbeginn bei der Schulaufsichtsbehörde einzureichen.  

Die Genehmigung ist zu erteilen, wenn

• derjenige, der eine Ersatzschule errichten, betreiben oder leiten will, die Gewähr dafür bietet, dass er nicht gegen die verfassungsmäßige Ordnung verstößt,
• die Ersatzschule in ihren Lehrzielen und Einrichtungen sowie in der wissenschaftlichen oder künstlerischen Ausbildung ihrer Lehrkräfte hinter den öffentlichen Schulen nicht zurücksteht
• eine Sonderung der Schülerinnen und Schüler nach den Besitzverhältnissen der Eltern nicht gefördert wird
• die wirtschaftliche und rechtliche Stellung der Lehrkräfte genügend gesichert ist.

Nach Erteilung der schulaufsichtlichen Genehmigung können sich im Laufe des Schulbetriebs Änderungen ergeben, die ebenfalls einer ausdrücklichen Genehmigung der Regierung bedürfen. Als genehmigungsbedürftig werden insbesondere folgende Änderungen angesehen:

• Allgemeine Änderungen: Namensänderungen, Feststellung der allgemeinen Förderfähigkeit nach Ablauf der Karenzzeit, Wechsel der Schulleitung
• Änderungen in der Schulorganisation: Trägerwechsel, Einrichtung von offenen und gebundenen Ganztagsangeboten, Umzug, Ausweitung der Zügigkeit, Auslagerung von Klassen bei Umbau, Errichtung weiterer Klassenstufen
• Änderungen im inneren Betrieb: Konzeptänderungen, Abweichungen von der Ferienordnung